Le comité de gestion
Nature, composition et fonction du comité de gestion de L’APE de L’EFM.
L’association des parents d’élèves de l’École Française de Melbourne – L’APE de L’EFM – est une association à but non lucratif gérée par un comité de gestion composé de bénévoles. Les ressources de l’APE de l’ EFM correspondent aux frais de scolarité qui représentent les cotisations des membres de l’APE et les subventions éventuelles accordées par l’état français.
Le comité de gestion est composé de 7 à 9 membres élus par l’APE parmi lesquels sont choisis un bureau composé d’un président, vice-président, secrétaire et trésorier élus pour un an jusqu’à la date de l’AG annuelle suivante et le renouvellement partiel du comité.
Des membres supplémentaires non élus peuvent être nommés pour remplir des fonctions spécifiques. Le renouvellement des membres du comité se fait par appel à candidatures auprès de l’ensemble des membres de l’APE. Il a lieu par moitié chaque année.
Le comité de gestion se réunit à intervalle régulier tout au long de l’année scolaire selon le calendrier suivant: une réunion mensuelle, une réunion d’information pour les parents une fois par an et une assemblée générale annuelle.
Gardant à l’esprit que les compétences et disponibilités de chacun sont des facteurs importants, les rôles de chacun des officiers sont:
Le Président
Les deux rôles principaux du Président sont de:
- Représenter de l’Association
- S’assurer que les membres du comité assument bien leurs responsabilités. Certaines attributions peuvent être déléguées (voir ci-dessous). Ceci inclut :
- Représenter l’association dans tous les actes de la vie civile et être investi de tous pouvoirs à cet effet. Rôle de liaison avec la direction de Caulfield Junior College et le school council de CJC;
- Relations avec les autorités françaises;
- Rôle de représentation de l’association vis-à-vis des autorités gouvernementales australiennes;
- S’assurer que les réunions de comité sont convoquées en temps utile;
- Etablir l’ordre du jour en coordination avec le Vice-Président, le Secrétaire et le Trésorier;
- Présider les réunions, s’assurer que les problèmes soient discutés, les gens informés, les décisions soient prises;
- S’assurer que les décisions prises en réunion soient suivies d’action;
- Faire face aux problèmes qui peuvent être soulevés entre deux réunions de comité en coordination avec les autres membres du comité.
- Soutenir le recrutement du personnel de l’école.
Le Vice-président
- Assister le président et le suppléer dans son rôle en cas d’absence;
- Relations avec les autorités françaises, Alliance française;
- Suivi de dossiers spécifiques : VIT, projet d’école, …
- S’assurer que les statuts soient conformes à la réglementation en vigueur.
Le Secrétaire
- Prendre les minutes (noter les présents et les excusés ou les absents) des réunions de comité;
- Distribuer les minutes ou s’assurer qu’elles soient distribués ;
- En charge des archives de l’association ;
- Délégué à la liaison avec les associations françaises (Théâtre De Melbourne, association des professeurs de français du Victoria, AFAS).
Trésorier
Leur rôle général est de s’assurer que les affaires financières de l’association sont en bon ordre et que les membres sont bien informés du statut des finances. Ceci inclut :
- Préparer un budget tant réel que projeté au moins une fois par an
- S’assurer que le budget est présenté et expliqué aux membres du comité
- S’assurer que les dépenses et les revenus puissent être mesurés par rapport aux projections budgétaires
- S’assurer que des comptes de résultat simplifiés soient présentés au comité une fois par mois
- Gestion des dépenses
- Faire les recommandations nécessaires auprès du comité concernant la gestion
- Mise à jour des membres de l’association
- Délégué à la liaison avec la Chambre de Commerce et d’Industrie (FACCI)
- Responsable des achats ou de l’équipement: livres français, livres préparation test AIM, matériel divers.
Autres fonctions
- Projets spéciaux
- Mise à jour et amélioration du site web
- Création et maintien d’un annuaire des anciens élèves et statistiques à créer sur leurs niveaux académiques au moment de leur insertion dans un autre système scolaire (français ou australien)
- Supervision des listes d’inscriptions
- Liaison avec la Maternelle française de Melbourne
- Liaison avec le projet secondaire de Glen Eira College
- Liaison avec les Amis de l’EFM