Le comité de gestion est élu
par moitié lors
de l'Assemblée Générale annuelle (tenue au mois
de mars). Toute personne souhaitant en faire partie doit soumettre sa candidature
au secrétariat avant la date butoir.
Les membres du comité sont à la
disposition des parents pour toute question autre que pédagogique.
Pour les contacter il convient de s'adresser au secrétariat de l'EFM.
Le
comité de gestion 2008
Jean-Marc Genesi , Président
Sabine Cotte, Vice-Présidente (+liaison avec l'école Maternelle et le School Council)
Clotilde Blanchet , Trésorière
Marie-France Laval , Secrétaire Générale(+ relations avec le School Council)
Alain Herz, Chargé des project spéciaux, relations avec les écoles, la Bafouille et les relations avec la FACCI
Françoise Thomas Chargée de la liaison avec 'Les Amis de l'EFM', ESF, l' Alliance Francaise et de la liaison pédagogique
Aurelie Digle-Joseph , Chargée de la communication
Nature, composition et fonction du comité de
gestion de L'APE de L'EFM
L'association des parents d'élèves
de l'École Française
de Melbourne - L'APE de L'EFM - est une association à but non lucratif
gérée par un comité de gestion composé de bénévoles.
Les ressources de l'APE de l' EFM correspondent aux frais de scolarité qui
représentent les cotisations des membres de l'APE et les subventions éventuelles
accordées par l'état français.
Le comité de gestion est composé de 7 à 9 membres élus
par l'APE parmi lesquels sont choisis un bureau composé d'un président,
vice-président, secrétaire et trésorier élus pour
un an jusqu'à la date de l'AG annuelle suivante et le renouvellement
partiel du comité. Des membres supplémentaires non élus
peuvent être nommés pour remplir des fonctions spécifiques.
Le renouvellement des membres du comité se fait par appel à candidatures
auprès de l'ensemble des membres de l'APE. Il a lieu par moitié chaque
année.
Le comité de gestion se réunit à intervalle
régulier
tout au long de l'année scolaire selon le calendrier suivant: une réunion
mensuelle, une réunion d'information pour les parents une fois par an
et une assemblée générale annuelle.
Gardant à l'esprit
que les compétences et disponibilités
de chacun sont des facteurs importants, les rôles de chacun des officiers
sont:
-
Président: Les
deux rôles principaux du Président sont a/ de représentation
de l'Association b/ de s'assurer que les membres du comité assument
bien leurs responsabilités. Certaines attributions peuvent être
déléguées (voir ci-dessous).
Ceci inclut:
- représenter l'association dans tous les actes de la vie civile et être
investi de tous pouvoirs à cet effet. Rôle de liaison avec
la direction de Caulfield Junior College et le school council de CJC;
- Relations avec les autorités françaises;
- Rôle de représentation de l'association vis-à-vis
des autorités gouvernementales australiennes;
- S'assurer que les réunions de comité sont convoquées
en temps utile;
- Etablir l'ordre du jour en coordination avec le Vice-Président,
le Secrétaire, le Trésorier et le Chargé des relations
pédagogiques;
- Présider les réunions, s'assurer que les problèmes
soient discutés, les gens informés, les décisions
soient prises;
- S'assurer que les décisions prises en réunion soient
suivies d'action;
- Faire face aux problèmes qui peuvent être soulevés
entre deux réunions de comité en coordination avec les autres
membres du comité.
- Superviser le recrutement du personnel de l'école.
-
Vice-président:
- Assister le président et le suppléer dans son rôle
en cas d'absence;
- Relations avec les autorités françaises, Alliance française;
- Suivi de dossiers spécifiques : VIT, projet d'école,
...
-S'assurer que les statuts soient conformes à la réglementation
en vigueur.
Secrétaire :
1- Prendre les minutes (noter les présents et les excusés ou
les absents) des réunions de comité;
2- Distribuer les minutes ou s'assurer qu'elles soient distribués ;
3- En charge des archives de l'association ;
4- Editeur en chef de la Bafouille, journal d'information trimestriel ;
5- Délégué à la liaison avec les associations
françaises ( Théâtre De Melbourne, association des professeurs
de français du Victoria, AFAS).
Trésorier:
Leur rôle général est de s'assurer que les affaires
financières de l'association sont en bon ordre et que les membres
sont bien informés du statut des finances. Ceci inclut:
1-Préparer un budget tant réel que projeté au moins
une fois par an;
2- S'assurer que le budget est présenté et expliqué aux
membres du comité;
3- S'assurer que les dépenses et les revenus puissent être
mesurés par rapport aux projections budgétaires;
4- S'assurer que des comptes de résultat simplifiés soient
présentés au comité une fois par mois;
5-Etablir les bulletins de salaire;
6- Gestion des dépenses;
7- Etablir les demandes de paiement des frais de scolarité;
8-Faire les recommandations nécessaires auprès du comité concernant
la gestion;
9- Mise à jour des membres de l'association;
10- Délégué à la liaison avec la Chambre de
Commerce et d'Industrie (FACCI);
11- Responsable des achats ou de l'équipement: livres français,
livres préparation test AIM, matériel divers.
- Responsable(s) de la liaison pédagogique:
1-Gestion des problèmes relatifs aux enseignants de l'EFM en coordination
avec le président;
2 -Organisation d'une réunion bimensuelle avec les enseignants, établissement
et distribution de l'ordre du jour et prise des minutes;
3- Liaison quotidienne avec le coordinateur et la secrétaire ;
4 -Préparer la revue annuelle des instituteurs avec l'assistance
d'autres membres du comité ;
5- Assurer le recrutement du personnel de l'école avec l'assistance
d'autres membres du comité ;
5-Organiser les rencontres parents/professeurs au moins une fois par an ;
6-Organiser formations professionnelles pour les instituteurs en coordination
avec le président;
7-Mise à jour du règlement intérieur et des documents
généraux de l'école (dossier d'inscription,
etc…);
8- Communication avec les parents, rencontre des nouveaux parents, organisation
de la journée porte ouverte pour les GSM en liaison avec le coordinateur;
9- Coordination avec le trésorier et les enseignants/coordinateur
que les commandes de matériel scolaires soient faites à temps,
bien passées et bien livrées;
10- Liaison avec les parents et les tutrices qui font le CNED.
- Autres fonctions : - Projets spéciaux;
- Mise à jour et amélioration du site web ;
- Création et maintien d'un annuaire des anciens élèves
et statistiques à créer sur leurs niveaux académiques
au moment de leur insertion dans un autre système scolaire (français
ou australien).
- Supervision des listes d'inscriptions;
- Liaison avec la Maternelle française de Melbourne
- Liaison avec le projet secondaire de Glen Eira College
- Liaison avec les Amis de l'EFM (*)
Les anciens Comités:
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